Uso dell’e-mail per archivio documentale e raccomandata elettronica con prova crittografica

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C’è qualcosa che usiamo ogni giorno e che può diventare uno strumento importante per la notifica di informazioni in modo semplice e immediato: l’e-mail.

La posta elettronica tradizionale ha però degli evidenti difetti: non garantisce l’identità del mittente, la data di trasmissione, la certezza di ricezione e l’integrità del messaggio.

Nasce quindi l’esigenza, soprattutto in determinati ambiti che sottintendono archivi digitali per documenti, contratti, proprietà e asset del settore pubblico e privato, di verificare che tutto ciò che si invia o si riceve sia certificato e attendibile.

Scrypta Foundation ha rilasciato una soluzione blockchain rivolta alle aziende, studi legali, notarili e professionali: Manent Mail.

Manent Mail prevede l’utilizzo della e-mail come veicolo per l’immissione e la certificazione dei documenti. È in sostanza un software realizzato su Blockchain Scrypta che consente di emettere certificati con Timestamping, ovvero marcature temporali permanenti e affidabili che danno contezza dell’autenticità di un documento.

Attraverso i protocolli di Scrypta i dati sono automaticamente certificati e resi resistenti a contraffazioni volontarie o accidentali.

Come funziona

Attraverso Manent Mail è possibile notarizzare il contenuto di una email e dei suoi allegati e dimostrarne l’autenticità a una terza parte. Sia i clienti che l’amministratore sono dotati di una piattaforma web con accesso esclusivo per visualizzare i file e le email notarizzate, e conoscere in dettaglio le specifiche di ogni notarizzazione.

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Manent Mail prevede la creazione di uno specifico e speciale indirizzo e-mail per l’amministratore che servirà da veicolo ai propri clienti abilitati per inviare in allegato i file da notarizzare.

Per ogni documento o file, Manent Mail genera un hash crittografico (impronta digitale univoca di un file) che viene incorporato in una transazione e quindi nella blockchain stessa. L’hash inserito in blockchain può essere usato per certificare l’esistenza, il contenuto, la data e l’ora nel quale il file viene caricato, cosicché la sua integrità non possa essere compromessa senza che ciò risulti subito evidente.

L’inserimento dell’hash crittografico di un file in una rete blockchain ha infatti l’obiettivo di creare una prova immutabile dell’integrità e dell’autenticità del file stesso conservato fuori catena (nello specifico all'interno di un server dati S3 a disposizione dell‘amministratore’). Questa procedura consente la verifica e la portabilità del file e limita i rischi di eventuali frodi o manomissioni illecite.

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Ogni utente/cliente viene “identificato” tramite il proprio indirizzo e-mail personale che viene appositamente abilitato dallo studio professionale a poter inviare documenti (con relativa chiave privata).

Al fine di procedere con la certificazione, l’utente deve inviare una e-mail a uno specifico indirizzo, creato appositamente per le notarizzazioni dall’amministratore, contenente l’oggetto e i documenti che intende certificare in allegato.

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Raccomandata elettronica

Manent Mail può essere usato in CC e CCN, così da creare una prova certa, con marcatura temporale, conferma di lettura e firma digitale per approvazione, di e-mail inviate a terzi.

Manent Mail è concepito infatti per avere la valenza di una raccomandata con ricevuta di ritorno, consentendo l’attestazione certificata di alcune caratteristiche importanti dei messaggi:

▶ Data e ora di spedizione del messaggio (mediante marcatura temporale in blockchain);

▶ Certezza dell’integrità del contenuto di quanto trasmesso (i protocolli di sicurezza fanno sì che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati);

▶ Data e ora di consegna del messaggio (mediante apposizione di un riferimento temporale in blockchain che certifica data e ora della visualizzazione del messaggio da parte del destinatario);

▶ La certezza del mittente (identificato dall’amministratore ed abilitato ad utilizzare il servizio di notarizzazione);

▶ Possibilità di firma digitale per accettazione da parte del destinatario.

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Differenze tra Manent Mail e PEC

Manent Mail permette una notarizzazione tecnologica grazie alla blockchain. Le differenze sostanziali tra i due sistemi sono:

  1. il destinatario della e-mail non deve possedere necessariamente un indirizzo di posta certificata per poter compiere azioni di firma digitale per accettazione;
  2. Tutti gli attori del servizio non hanno la necessità di possedere specifici indirizzi PEC, ma basta abilitare indirizzi in loro possesso;
  3. Manent Mail è un sistema che fa della semplicità uno dei suoi punti di forza: basta inviare una semplice e-mail per certificare i propri documenti; Questo abbatte i costi di gestione e permette di usufruire di servizi di Raccomandata Elettronica con costi bassissimi

Un nuovo modo per utilizzare le e-mail

Manent Mail permette di creare molteplici soluzioni innovative. Di seguito alcuni esempi:

Comunicazioni certificate: utilizzo della corrispondenza certificata al fine di intervenire nei rapporti tra l’amministratore (che sia esso l’azienda, lo studio legale o professionale) e i propri utenti (clienti, dipendenti, assistiti), anche quando è richiesta l’azione di una parte per dare conferma, o rendere esecutiva la propria posizione. Le caratteristiche di utilizzo in mobilità e di versatilità della posta elettronica, unite alle garanzie di notarizzazione di Manent Mail, rendono più semplici le comunicazioni ufficiali, in completa autonomia rispetto al sistema postale tradizionale.

Archivio legale con prova crittografica: Attraverso Manent Mail, gli studi legali hanno la possibilità di creare per ogni cliente un archivio di tutti i documenti prodotti da quest’ultimo. I documenti notarizzati acquistano una prova crittografica certa che permette di dimostrarne l’autenticità in ogni sede. La piattaforma web in dotazione consente di aggiungere nuovi clienti e filtrare i documenti ricevuti attraverso appositi campi di ricerca. Il cliente, loggandosi all’interno della piattaforma, può visualizzare tutte le notarizzazione ed effettuare il download dei file originali.

Consigli di amministrazione e assemblee: Manent Mail è uno strumento pratico e vantaggioso per comunicare la convocazione di un CDA o assemblea e per trasmettere il testo delle successive delibere. Il sistema garantisce integrità e tutela del contenuto dei documenti inviati, in quanto non sono possibili successive modifiche agli stessi senza invalidarne l’autenticità. Manent Mail assicura un consistente risparmio in termini di costi nel caso di molteplici destinatari a cui inviare la comunicazione, essendo un sistema sicuramente più economico rispetto alla raccomandata tradizionale.

Tutela opere dell’ingegno: Manent Mail permette di offrire ai propri clienti un servizio per la tutela di opere, sia artistiche che dell’ingegno in generale. L’utente può allegare il file che intende tutelare, sia esso un mp3, un jpeg/png o un pdf, per conferirgli una marcatura temporale che comprova l’esistenza di quel file a partire da una data certa. Questo consente di fornire un servizio che permette di dimostrare in ogni sede di essere gli autori di una determinata opera.

Possibili implementazioni

Scrypta Foundation ha previsto la possibilità di integrare il sistema con altre applicazioni e strumenti dell’ecosistema Scrypta.

Con Scrypta ID infatti, è possibile creare sistemi di KYC per certificare l’identità degli utenti. Questo consente di verificare facilmente che l’e-mail provenga da un mittente affidabile.

Altro strumento interessante è la SCRYPTA CARD: un supporto fisico dotato di una password univoca necessaria per firmare digitalmente e da consegnare ad esempio ai propri clienti.

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Testa adesso Manent Mail, prova la demo di Scrypta Foundation: notarizza un tuo documento inviando una e-mail con Oggetto e File in allegato a: notarize@manent.app

Questa demo è una personalizzazione di Manent Mail in capo alla Fondazione che permette a chiunque di notarizzare in maniera autonoma i propri documenti.

L’articolo è stato aggiornato alla data del 9 novembre 2020

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Adaptive Blockchain

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